1) SOP Penerimaan Siswa Baru
Tujuan: memastikan proses pendaftaran rapi dan cepat.
Langkah:
- Admin menerima calon siswa (chat/telepon/walk-in).
- Admin menjelaskan program, jadwal, biaya, dan fasilitas.
- Calon siswa mengisi form pendaftaran (nama, kelas, sekolah, WA orang tua).
- Admin input data ke database siswa.
- Orang tua memilih paket & jadwal.
- Pembayaran DP/lunas dilakukan.
- Admin buat kartu siswa + grup WA kelas.
- Siswa mendapat info hari pertama belajar.
Dokumen: Form pendaftaran, bukti bayar, data siswa.
2) SOP Penjadwalan Kelas
Tujuan: jadwal kelas tertata sesuai kapasitas tutor dan ruangan.
Langkah:
- Admin cek jumlah siswa per level.
- Tentukan jadwal berdasarkan ketersediaan tutor.
- Maksimal siswa per kelas ditetapkan (misal 1-8).
- Jadwal diumumkan ke orang tua via WA.
- Perubahan jadwal wajib konfirmasi minimal H-1.
3) SOP Absensi Siswa
Tujuan: memantau kehadiran siswa.
Langkah:
- Admin mengisi absensi saat kelas dimulai.
- Siswa terlambat dicatat “Terlambat”.
- Jika siswa tidak hadir, status “Alpa/Izin/Sakit”.
4) SOP Absensi Pengajar (Tutor)
Tujuan: memastikan tutor disiplin dan tertib.
Langkah:
- Tutor wajib hadir 10–15 menit sebelum kelas.
- Tutor absen via Lembar Absen + Tanda Tangan.
- Tutor mengisi materi yang diajar secara detail/rinci.
- Tutor mengisi jumlah siswa dengan teliti dan benar.
- Jika berhalangan, tutor wajib info minimal H-1.
- Admin siapkan tutor pengganti bila diperlukan.
5) SOP Pengelolaan Ruang Kelas
Tujuan: kelas nyaman, rapi, dan kondusif.
Langkah:
- Ruangan dibuka 2 menit sebelum kelas.
- Kursi meja ditata sesuai jumlah siswa.
- AC/kipas, spidol, penghapus siap.
- Setelah kelas selesai, tutor memastikan kelas bersih, mematikan lampu, kipas, AC, dan menutup pintu.
6) SOP Rekrutmen Tutor
Tujuan: mendapatkan tutor berkualitas.
Langkah:
- Kandidat mengisi form lamaran.
- Seleksi administrasi (ijazah/portfolio).
- Tes mengajar (microteaching).
- Wawancara sikap & komunikasi.
- Masa percobaan 1 bulan.
- Evaluasi dan kontrak kerja.
7) SOP Persiapan Materi Ajar
Tujuan: materi sesuai kurikulum dan kebutuhan siswa.
Langkah:
- Admin membuat RPP singkat/lesson plan.
- Admin siapkan materi & soal latihan.
- Sesuaikan dengan target ujian sekolah/UTBK.
- Print/bagikan materi (pdf/lembar kerja).
8) SOP Pelaksanaan Kelas
Tujuan: proses belajar efektif dan menarik.
Langkah standar:
- Pembukaan: doa & review (5 menit).
- Materi inti + latihan soal (40 menit).
- Pembahasan + rangkuman (15 menit).
- Tutor catat perkembangan siswa lapor ke Kepala Bimbel.
9) SOP Evaluasi Belajar Siswa
Tujuan: mengukur kemajuan siswa.
Langkah:
- Evaluasi harian: kuis singkat.
- Evaluasi bulanan: tryout mini.
- Kepala Bimbel laporan hasil dikirim ke orang tua.
10) SOP Konsultasi Akademik
Tujuan: membantu siswa punya strategi belajar.
Langkah:
- Orang tua/siswa mengajukan konsultasi.
- Admin jadwalkan sesi 15–30 menit.
- Tutor dibantu Kepala Bimbel membahas kesulitan + solusi.
- Buat rencana belajar dan target.
11) SOP Pembayaran Biaya Bimbel
Tujuan: pembayaran tertib, transparan.
Langkah:
- Admin kirim invoice/tagihan.
- Pembayaran via transfer/tunai.
- Admin mengirim bukti pembayaran resmi.
- Data pembayaran dicatat pada buku kas + database.
- Jika tunggakan, Admin mengingatkan dengan sopan.
12) SOP Laporan Keuangan Harian/Mingguan
Tujuan: laporan pemasukan & pengeluaran jelas.
Langkah:
- Setiap transaksi dicatat hari itu juga.
- Rekap harian: total pemasukan/pengeluaran.
- Rekap mingguan: laporan ringkas ke Owner.
- Semua bukti transaksi disimpan.
13) SOP Pengelolaan Inventaris
Tujuan: aset bimbel terkontrol.
Langkah:
- Inventaris dicatat (meja, kursi, printer, buku).
- Barang keluar/masuk wajib dicatat.
- Cek rutin 1 bulan sekali.
- Jika rusak, lapor dan buat tindakan perbaikan.
14) SOP Arsip Dokumen
Tujuan: dokumen mudah dicari & aman.
Langkah:
- Arsip siswa (data, pembayaran) disimpan per folder.
- Arsip tutor (kontrak, evaluasi) dipisah.
- Dokumen digital backup (Google Drive).
- Akses dokumen hanya untuk admin/owner.
15) SOP Admin
Tujuan: pelayanan ramah dan cepat.
Standar respon:
- Chat WA dibalas maksimal 5–15 menit (jam kerja).
- Sopan, jelas, tidak singkat kasar.
Langkah:
- Sapa + tanyakan kebutuhan.
- Beri solusi/penjelasan.
- Catat prospek yang berminat.
- Follow up jika belum daftar.
16) SOP Penanganan Keluhan
Tujuan: komplain selesai tanpa konflik.
Langkah:
- Dengarkan tanpa membantah.
- Catat masalah + bukti.
- Minta maaf atas ketidaknyamanan.
- Beri solusi: kelas pengganti / pergantian tutor / refund sesuai aturan.
- Follow up setelah selesai.
17) SOP Komunikasi dengan Orang Tua
Tujuan: orang tua selalu update.
Langkah:
- Setiap kelas, tutor update singkat (materi & PR).
- Laporan mingguan: progres & absensi.
- Jika ada masalah disiplin, hubungi orang tua dengan sopan.
- Semua komunikasi melalui WA resmi.
18) SOP Promosi & Marketing
Tujuan: promosi konsisten dan efektif.
Langkah:
- Buat konten 3–7x per minggu (Reels/Poster).
- Promosi program unggulan + testimoni siswa.
- Admin balas chat leads cepat.
- Lakukan promo bulanan (diskon/bonus pendaftaran).
19) SOP Penerimaan Tamu/Visitor
Tujuan: tamu merasa dihargai dan nyaman.
Langkah:
- Owner menyapa + catat nama & tujuan.
- Tamu diarahkan ke ruang tunggu.
- Berikan brosur program.
- Jika ingin survey kelas, dampingi.
20) SOP Evaluasi Tutor
Tujuan: menjaga kualitas mengajar.
Metode:
- Kepala Bimbel melakukan observasi kelas setiap Tutor.
- Kepala Bimbel mengecek kehadiran & ketepatan waktu.
- Kepala Bimbel menyampaikan masukan dan saran dari siswa/orang tua
- Kepala Bimbel mendisiplinkan tutor yang tidak berpakaian rapi dan sopan.
Langkah:
- Admin rekap penilaian tiap bulan.
- Tutor mendapat masukan perbaikan.
- Jika ada masalah serius → surat peringatan.
21) SOP Rapat Tim
Tujuan: koordinasi jalan terus.
Jadwal: minimal 1x sebulan.
Agenda:
- Evaluasi siswa
- Evaluasi tutor
- Target marketing
- Masalah operasional
22) SOP Pelatihan Tutor
Tujuan: tutor terus berkembang.
Langkah:
- Pelatihan metode mengajar.
- Pelatihan komunikasi & kelas kondusif.
- Pelatihan pembuatan soal & pembahasan cepat.
- Try teaching + evaluasi.
23) SOP Audit Internal
Tujuan: memastikan sistem bimbel sehat.
Yang diaudit:
- Keuangan
- Absensi
- Kepuasan siswa
- Jadwal & kelas berjalan
Langkah:
- Audit setiap 3 bulan.
- Temuan ditulis dalam laporan.
- Ada perbaikan SOP bila dibutuhkan.
24) SOP Pengembangan Kurikulum
Tujuan: materi selalu relevan dan update.
Langkah:
- Review kurikulum sekolah terbaru.
- Analisa hasil tryout siswa.
- Tambahkan modul sesuai kebutuhan.
- Update modul tiap semester.
25) SOP Larangan Tutor Membuka Les Pribadi
Tujuan:
Menjaga profesionalitas, loyalitas, dan mencegah konflik kepentingan antara tutor dan Bimbel Queen.
Ketentuan Utama:
- Tutor dilarang membuka les privat/pribadi kepada siswa Bimbel Queen (aktif maupun non-aktif) selama masih bekerja.
- Tutor tidak diperbolehkan menawarkan les pribadi secara langsung maupun tidak langsung (chat, candaan, atau isyarat).
- Tutor dilarang memindahkan siswa dari Bimbel Queen ke les pribadi.
- Tutor tidak boleh menerima permintaan les pribadi dari orang tua siswa tanpa izin resmi dari manajemen.
- Jika tutor ingin mengajar privat di luar, harus mendapat izin tertulis dari owner dan tidak boleh melibatkan siswa Bimbel Queen.
Langkah Pengawasan:
- Admin dan owner memantau komunikasi tutor dengan siswa/orang tua.
- Jika ada indikasi pelanggaran, dilakukan klarifikasi.
- Orang tua dapat melaporkan jika ada penawaran les pribadi.
Sanksi:
- Pelanggaran pertama: Teguran tertulis
- Pelanggaran kedua: Pemotongan insentif / skorsing
- Pelanggaran berat: Pemutusan kerja (PHK)
Catatan:
Kebijakan ini dibuat untuk melindungi semua pihak—bimbel, tutor, dan siswa—agar sistem berjalan adil dan profesional.
✅ BONUS: Standar Aturan Singkat (Biar Bimbel Makin Profesional)
- Tutor wajib datang minimal 10 menit lebih awal
- Siswa yang sering tidak hadir → wajib konfirmasi orang tua
- Kelas wajib ada laporan singkat setiap selesai sesi
- Semua data siswa wajib masuk database
- Keluhan harus selesai maksimal 1×24 jam